コラムテレワークを通して分かった、効率化が難しい業務とは？

テレワークで何が変わった？

昨今の様々な事情から、多くの企業でテレワークを導入し始める為、制度の導入・実施が為されています。総務省の平成29年通信利用動向調査によると、我が国の企業におけるテレワークの導入率は13.9％である。また、テレワーク導入企業のうち在宅勤務の導入率は29.9％、モバイルワークの導入率は56.4％、サテライトオフィスの導入率は12.1％と、テレワーク導入企業はゆるやかな増加傾向にあるようです。特に総務省からも2月25日から新型コロナウイルス感染症対策の一環として、テレワークが有効であると挙げており、国としても強く推進しているものと言えます。既に多くの方で取り組まれているかと思いますが、総務省よりテレワークの導入手順を公開しております。今後、テレワークを検討される方は是非こちらもご参考下さい。

総務省：テレワーク導入手順書

総務省の調べでも例年と比較してテレワークが進んでいることが分かります。ただ、施策したことで初めて気が付く業務的な問題点もあるかと思います。テレワークをやって見て、思ったより社外でも出来る業務や出来ない業務が出てきたのではないでしょうか。

テレワークをやってみた分かったこと

テレワーク社員の活動把握が難しい

テレワーク社員は社内で活動していないため、どの時間、どのように業務を行っているかが分からない、という問題があります。1日の活動実績をどのように管理するのか、どのように連絡を取るのか、グループウェアやweb会議を導入してやり取りを行う、ということも考えられるでしょう。何れにせよ、社員の働き方の管理について、見直す必要が出てくると言えるでしょう。

テレワーク出来る業務領分が少ない

テレワークで対応したくとも出来ない領分というのも業務単位で見ていくと出てきます。例えば、接客業、運送業、建設業といった現場が主体の業務をテレワークで出来るか、と言われると非常に難しいと言えます。パソコンがあればテレワークでも業務が出来る方も多いかと思われますが、意外にも経理や営業などでもテレワークが進んでいない企業や団体もあるようです。何故、経理や営業をされる方のテレワークが進みが芳しくないのでしょうか。

テレワークが進まないその共通点とは？

経理・営業を始めとして、テレワークが進まない理由。その理由の大部分が業務上で扱う媒体から起因します。

【紙をベースとした処理業務が、煩雑であることに加えて社内でしか行うことが出来ない！】

月末月初にかけて、多くの取引先から送られてくる請求書・注文書等。こちらが全てPDF上で処理が完結出来る、かつ社外から情報の確認・入力できる環境が整っていれば、テレワークでも対応可能と言えるでしょう。しかし、実際にはPDFだけではなく、紙による請求書・注文書の送付やFAXで送られてくることも珍しくありません。また、そうしたFAX等の紙による請求書・注文書は非常に枚数が多く、業種によっては、１日で数百枚を処理することも珍しくないでしょう。もしかすると、お客様によってはこの処理量が膨大な為に、十数人による対応されているかもしれません。

既存の紙業務を効率化するには？

　実は、そのような紙を扱う業務処理について、デジタルトランスフォーメーションの一環として、AI-OCRとRPAを導入して効率化する動きが出てきています。PDF化した資料をAI-OCRで読込、CSVへ吐き出すことで今まで人力で入力・チェックを行っていた業務負担を軽減することが可能になりました。実はこの効率化について、企業だけではなく、地方自治体も取り組んでおり、検証段階でも成果が出ている所も少なくありません。このような動きは更に加速すると考えられます。テレワークを機に、既存の紙業務の効率化を検討してみては如何でしょうか。