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コラムファイル保管・データ共有をローカルからクラウドへ
今や殆どの企業がインターネットを活用しており、自社サイトを立ち上げております。
総務省の調べ（「平成30年版情報通信白書」（総務省））によると、クラウドサービスを「全社的に利用している」企業の割合は 29.4％、「一部の事業所又は部門で利用している」は 27.5％となっており、それらを合わせたクラウド利用企業の割合は６割弱となっています。そうした一方で「クラウドサービスについてよく分からない」の割合は減少傾向となっており、クラウドの利用が企業の規模、業種を問わずに利用されていることが窺えます。その中で「電子メール」、「サーバ利用」に並んで特に利用率が高い項目である「ファイル保管・データ共有」について、Microsoft製品の一つであるShare Pointを例にご紹介いたします。
出典：http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd252140.html
Contents
Share PointはMicrosoftが提供するソフトウェアです。オンプレミス版はShare Point Server、クラウド版はShare Point Onlineと呼ばれています。Share Point Onlineは単体で購入することも可能ですが、Office365の一部プランに含まれているプランもあるのでExcel、Word等と併せて購入したい場合は是非確認して見てください。現在（2019年10月）のOffice365の購入プランにおいて、Share Point Onlineが付属しているプランは以下の通りです。
一般法人向け
・Office365 Business Essentials
・Office365 Business Premium
SharePoint Onlineは社内にある様々なExcel、Word、PowerPointといった文書ファイル（ドキュメント）を作成するものではなく、管理する機能となります。オンプレミスでは社内にサーバを建てる必要がありましたが、SharePoint Onlineではサーバを建てる必要がありません。それだけではなく、ある設定を行うとローカルとクラウド上でデータを同期させることが出来ます。今までバックアップとしてローカル上に資料を置いていたことで、どの文書ファイルが最新のものかが分からなくなることもあると思いますが、その設定を行うことでローカルかクラウドかに意識されずデータのバックアップおよび資料作成を行えます。
他にも、SharePoint Onlineは他にも様々な機能を使うことが出来ます。
チームサイト（ポータルサイト）
部門や部署、プロジェクトごとにポータルサイトを作成できる機能です。
テンプレートも活用できるため、遠隔地への情報共有やチーム単位での共同作業を可能にします。
コンテンツ管理
チームサイト内のコンテンツ（ライブラリやリスト）を管理する機能です。
様々な文書ファイルの管理は勿論のこと、画像の共有に加えて、アンケートや議事録の作成等の様々なアプリを追加することで、アンケートフォームや掲示板作成を可能にします。
ワークフロー
議事録やメール、承認行為等の煩雑化しやすい業務の流れを、システム上で完了できるようにすることができる機能です。申請している各種処理状況を一画面で確認することが出来ることや申請をOutlookでの送信も可能です。
まとめ
如何でしょうか、SharePoint Onlineを導入することで文書管理だけではなく、各申請作業の状況把握や、煩雑化した業務を纏めることが出来るなど、様々なメリットがあるかと思います。今年はOS変更対応などで対応出来なかった団体・企業様も多かったかと思いますが、今後の業務改善の一つとして、検討してみては如何でしょうか。
閲覧頂き、ありがとうございました。
